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É Importante Documentar Absolutamente Tudo?

 

Registro de Informações do Projeto

Como você registra as informações de um projeto?  Adota uma postura mais radical e coloca absolutamente tudo por escrito (em meio físico ou digital)?  Ou considera que algumas informações são obvias e não requerem que sejam gastos recursos (tempo, por exemplo) fazendo seu registro?

Mesmo que muitas organizações tenham políticas e metodologias que orientem quais informações devem ser documentadas, a forma e a “intensidade” dependem bastante do estilo do Gerente de Projetos.  Cada gerente tem uma maneira diferente de responder a algumas questões:

  • Em que momento a quantidade de informações registradas e documentadas se torna excessivo?
  • Não há uma queda no ritmo e produtividade do projeto se tanto tempo é investido no registro de informações?
  • Não corremos o risco de transformar uma burocracia necessária em um burocratismo burro?
Pessoalmente, sempre recomendo adotar uma postura conservadora e até um pouco excessiva: absolutamente toda informação que tenha qualquer relevância para o projeto deve ser adequadamente documentada.  Não fazer isto gera riscos quanto à qualidade das informações do projeto, que pode resultar em impactos importantes em termos de custo, tempo e recursos humanos.  Porque penso assim?
  1. Porque minha memória tem limites: o gerente de projeto tem a responsabilidade pela comunicação em todos os níveis do projeto.  Com esta obrigação em mente, é muito mais seguro registrar as informações do que acreditar que “ah, eu não vou me esquecer disto”;
  2. Porque a memória dos outros também é limitada: o princípio é simples – se não confio na minha memória, devo confiar na dos outros? Todo Gerente de Projeto já deve ter percebido que muitas pessoas não anotam tudo o que devem em reuniões, e não registram adequadamente os resultados de seu trabalho.  Mais tarde, será difícil recuperar as informações com a mesma qualidade. Desconfie especialmente daqueles que gostam de repetir “não se preocupe, conseguirei me lembrar de tudo”;
  3. Porque infelizmente alguns adotam a estratégia de “memória seletiva”, que é quando a pessoa se lembra somente das partes que lhes interessam, devido à ausência de registros claros sobre um tema
  4. Porque um projeto de sucesso sempre se caracteriza por informações claras: ao registrar adequadamente as informações, ajudamos a reduzir as dúvidas da equipe, esclarecer decisões, sacramentar objetivos e preencher lacunas, que em conjunto causam impacto positivo nas chances de sucesso do projeto;
  5. Porque facilita o processo de lições aprendidas: quando um projeto está bem documentado, incrementa-se também a qualidade de projetos futuros;
  6. Porque as responsabilidades devem estar claras: Ainda que a equipe seja unida, tenha respeito mútuo, e queira, em conjunto, o sucesso do projeto, nunca deve ficar qualquer dúvida sobre a responsabilidade de cada tarefa.  Falhas de comunicação neste quesito podem causar o abandono de tarefas, impactando tempo e custo do projeto;
  7. Porque não podemos confiar em todos os stakeholders do projeto: É uma realidade dos projetos que sempre existem pessoas que se beneficiariam de seu fracasso.  Para eles, encontrar uma falha na documentação é um prato cheio para a manipulação da realidade, criando suas próprias versões dos fatos.

A forma de fazer a documentação do projeto varia em cada caso.  Diversas tecnologias e ferramentas estão disponíveis para facilitar este trabalho, inclusive permitindo que o registro de informações seja feita em conjunto pela equipe em um local centralizado, reduzindo a carga do Gerente de Projeto.  Também é importante estabelecer procedimentos claros que permitam a colaboração e agilizem o controle de documentação.

Decisões críticas dos principais stakeholders normalmente devem ter um registro mais formal do que uma nota por e-mail.   Da mesma forma, uma informação corriqueira do dia a dia não precisa se tornar um relatório formal assinado por várias pessoas.  Em qualquer caso, sempre vale o bom senso, que acaba sempre sendo uma das principais ferramentas do Gerente de Projeto
Ações do documento

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